¿Cuándo contratar a una asistente virtual?

El Sr. Todolopuede, un profesional exitoso en su área, había comenzado su negocio de forma solitaria, y en sus inicios esto no le causaba ningún rechazo, es más, le era cómodo desempeñarse de esa manera.

Había aprendido a sistematizar todas sus tareas, y así podía descansar 6 horas diarias.

Comenzaba a las 6:00 hs, tomaba un café mientras respondía algún mail del día anterior para que sus clientes lo pudieran leer a las 9 am.

A las 7:30 estaba listo para emprender su viaje, dejar a sus hijos en el colegio y encontrarse con un cliente en el microcentro de la ciudad. Entre los breaks de 5 minutos atendía el contestador de su celular, sabía que podría perderse algún llamado importante pero al menos pensaba que su tono de voz en el respondedor era tan amable como para que nadie cuelgue sin dejar su mensaje y número de contacto.

Seguramente luego de las 5 horas de reunión podría responder uno de sus mensajes claro que, la prioridad la tenían sus clientes, si ocurriera algún inconveniente con su familia sólo podría comunicarse después de las 18 hs.

Mientras bajaba por el ascensor del edificio, con una agenda electrónica en mano, procuraba recordar dónde y cómo haría para llegar a la próxima entrevista.

Casi de milagro conseguía una conexión segura de internet.

En 30 minutos debía almorzar, relajarse y responder algún e-mail. Pero sólo se atenderá el mensaje que no obligue demasiada dedicación porque pronto estaría ingresando en las oficinas del nuevo cliente. Y las respuestas a otras consultas seguramente quedarán postergadas hasta la mañana siguiente.

Esta situación cotidiana, no causa inconvenientes a nadie mientras uno tenga la capacidad para manejar el stress que implica y mientras sus clientes sigan eligiéndolo.

Pero ¿qué ocurre cuando este profesional comienza a sentirse abrumado, agotado  y nota que no está dedicándole tiempo a pensar en su negocio? ¿O cuando advierte que las solicitudes de cotizaciones van en caída? ¿Está en condiciones de de contratar personal?, o ¿podría trabajar más horas?

Hoy en día, este profesional se plantea una tercera opción: la contratación de una asistente virtual.

Definamos que es qué es una asistente virtual.

Según la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales (IVAA) una VA es “un profesional independiente que brinda servicios administrativos, creativos y/o técnicos. Utilizando medios de comunicación de tecnología avanzada, una VA profesional asiste a clientes en su área de expertise desde su propia oficina, enmarcando los servicios en un acuerdo contractual”.

Desde sus propias oficinas, utilizando internet (e-mail, skype, video conferencias, y teléfono), las asistentes virtuales ofrecen no sólo asistencia administrativa sino que pueden brindar una amplia gama de servicios, desde gestionar su tiempo, asistirlo en temas de e-marketing, atender a sus clientes, redactar sus informes, organizar eventos. En el caso de las asistentes virtuales empresarias, también lo ayudan a pensar en su negocio, a planificar estratégicamente, a analizar las conductas de sus clientes, para lograr más y mejores relaciones rentables con ellos.

A los Instructores dedicados a la educación ejecutiva, la contratación de un asistente virtual les facilita la gestión comercial de su negocio.

A medida que van creciendo, las tareas también, y les ocurre que el poco tiempo que tienen lo distribuyen entre las reuniones con sus clientes, “estar en aula” es decir, dictar sus cursos, y poco tiempo que les queda estar con su familia.

Entonces se preguntan, ¿cuándo puedo dedicarme a posicionar mi consultora? En qué momento busco nuevos clientes? ¿Cuándo fue la última vez que le presenté a mi mejor cliente del año anterior mis servicios? ¿Sé cuál es mi mejor cliente? También, se pregunta cuándo fue la última vez que escribí un artículo? ¿Por qué cuando me llaman para una entrevista de prensa, no tengo tiempo de responder las preguntas si me encanta hacerlo? ¿Cuándo fue la última vez que leí literatura relevante para desarrollar nuevos cursos y por lo tanto innovar en mi negocio?

Están son algunas de las preguntas que hoy en tu rol de empresario puedes hacerte, y si algunas de ellas no tienen una respuesta satisfactoria, entonces es muy probable que delegar no sea más una mala palabra sino, que significa que ha crecido y necesita una mano derecha que haga por tí lo que no puedes o no te apasiona hacer.

Recuerda, la delegación en una asistente profesional proactiva y profesional podrá encausar las acciones que debas realizar para lograr resultados esperados.

@Valeria Ayala

Tareas propias de una asistente virtual

En el siguiente artículo podrás conocer las tareas más habituales para las que se contrata a una asistente virtual y por qué esta modalidad de contrato aumenta cada día:

En los tiempos de la Comunicación, en esta revolución comunicacional que está modificando nuestra cultura, lo mejor para conseguir trabajo o simplemente no perder la posibilidad de encontrarlo es sumarse al cambio.

De esta forma es que, rodeando a las nuevas formas de comunicarse, Internet y Móviles, podemos hallar la respuesta a nuestra falta de trabajo o de hallarlo.

Ya no se estila contratar tantas secretarias, sino derivar parte del trabajo que le correspondería, a colaboradores freelance. Es decir, profesionales que trabajan desde casa haciendo algunas tareas particulares que se pagan de manera individual, ahorrando los costos de las cargas sociales.

Esta modalidad de trabajo es más práctica para el empleador, ya que contrata para cada tarea a un experto y el costo es menor que el sueldo y aportes de una secretaria estable en relación de dependencia.

Para el empleado freelance también es conveniente ya que trabaja desde su hogar, ahorra en transporte, en ropa de trabajo, puede atender a varios clientes en un mismo día y, cuánto más tareas sea capaz de cumplir, mayor será el trabajo que pueda conseguir… mientras cocina, cuida los niños, atiende la casa o incluso mientras realiza una carrera universitaria.

Se define como asistente virtual también a la persona que cubre las tareas referidas o que se desarrollan a través de Internet, tales como:

• Realizar páginas web

• Posicionar sites

• Cargar productos en sites de ventas

• Maquetar e-book

• Diseñar tapas de libros o presentaciones

• Atender un call center vía internet

• Levantar errores en sistemas a distancia

• Testear sistemas

• Cargar blogs

• Realizar videos de productos

• Redireccionar sites

• Subir sites a hostings

• Realizar campañas de e-mail marketing

• Diseñar y enviar newsletters

• Realizar búsquedas en Internet

Además de los tradicionales:

• Corrección de textos

• Respuesta y envío de correspondencia

• Realizar informes y búsquedas

• Atención telefónica de clientes

Fuente: Tareas propias de un asistente virtual. Publicado en CarreraLaboral.com por curriculum, 17 Marzo 2010

¿Necesitás una asistente virtual?

15 situaciones/escenarios + 1 clarificadoras en las cuales necesitás una asistente virtual

1. Cuando llega el día jueves, y te quedan 5 tareas para finalizarlas antes del lunes pero el viernes tenés la agenda colmada de reuniones. Tu única salida, es que trabajes sábado y domingo y no querés destinarlo al trabajo.

2. Al finalizar cada día, tenés una cola de mails con preguntas frecuentes que nunca llegás a terminar de responder.

3. Tu teléfono no para de sonar y justo hoy no vino tu secretaria o está de vacaciones.

4. Tenés que organizar un evento y no tenés tiempo de llamar a diferentes lugares para pedir presupuestos.

5. Querés tener más información sobre los próximos clientes que vas a visitar, pero no tenés tiempo para hacer una búsqueda sobre ellos en internet.

6. Estás creando un nuevo servicio o producto, y no estás seguro que lo que querés expresar es “vendible”.

7. Tenés muchas ganas de tomarte unos días para el próximo feriado, pero no podés organizarte para que todo siga en pie durante tu ausencia.

8. Querés conocer todos los eventos a los cuales no podes faltar porque sabes que son oportunidades de hacer negocios y no tenés tiempo para dedicarte a buscar información sobre ellos.

9. Querés que alguien se ocupe de tu negocio un par de horas de la mañana para asistir a los eventos de tus hijos.

10. Tenés varios artículos escritos muy interesantes, pero están perdidos en alguna carpeta de tu pc, y te gustaría publicarlos en un blog.

11. Querés subir información en tu web o blog y no conseguís un webmaster o el presupuesto que te pasaron es muy caro.

12. Tenés una gran cantidad de tarjetas de muchos potenciales clientes, pero nunca tenés tiempo de cargarla en tu base de datos.

13. Hiciste un perfil en LinkedIn, o en Facebook, pero no te alcanza el tiempo para sumar a todos tus contactos o publicar eventos.

14. Tenés todo organizado para tu evento, ¡ahora necesitas que la gente venga!

15. Te contrataron para brindar tus servicios, tenés que armar toda la presentación o tus manuales de capacitación y es lo que menos te gusta hacer.

+ 1. Buscas clientes y pero sabes nada de ellos y cuando los visitas no podes cerrar ventas. Querés tener más ventas efectivas.

¿Te imaginás haciendo todo esto, sin ayuda?

Como asistente virtual, puedo colaborar con vos en cualquiera de estas situaciones.

Mi objetivo es ayudarte, colaborar con aquellas tareas que consumen tu tiempo, y que podés delegar en otra persona.

Permitime asistirte algunas horas por semana, al mes o en algún proyecto puntal.

Los valores son accesibles y pagarás sólo por el tiempo trabajado, ahorrando así costos fijos y obteniendo grandes beneficios.

Si querés conocer sobre la política de calidad visitá click aquí

¡Hasta la próxima!

Valeria Ayala